Overzicht Actueel

De nieuwe AVG-proof verwerkersovereenkomst

verwerkersovereenkomst

Het is onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming verplicht dat de verwerkingsverantwoordelijke (voorheen verantwoordelijke) en de verwerker (voorheen bewerker) een verwerkersovereenkomst afsluiten. Is dat nieuw? Nee, dat moest onder de Wbp ook al. Wel nieuw is dat er een aantal verplichte onderwerpen in de AVG zijn bijgekomen die je in de verwerkersovereenkomst moet vastleggen. Daarom is deel 4 van onze AVG voorlichting een nieuw model voor een verwerkersovereenkomst. Leden kunnen dit hier aanvragen.

Wanneer verplicht?

Als een verwerkingsverantwoordelijke samenwerkt met een verwerker, is het verplicht een verwerkersovereenkomst af te sluiten. Dit komt natuurlijk in veel verschillende situaties voor, bijvoorbeeld bij het inschakelen van een ESP, een telemarketingbedrijf of een hostingpartij. Ga dus na met welke verwerkers jij samenwerkt en of met die verwerker al een overeenkomst is gesloten. En check vervolgens of die overeenkomst voldoet aan de eisen die de AVG (ook wel bekend als GDPR) daar aan stelt.

Doelbinding en subverwerkers belangrijk onder AVG

Belangrijke onderwerpen zijn doelbinding en het inschakelen van subverwerkers. Bij doelbinding gaat het erom dat een verwerker alleen de persoonsgegevens verwerkt voor zover dat in lijn is met de doelen die de verwerkingsverantwoordelijke heeft gesteld. Een ESP verzendt dus e-mails namens het merk en verschaft inzichten over het optimaliseren van een campagne, maar gaat niet zelf e-mailen aan de ontvangers of de gegevens aan onbevoegden verstrekken.

Als een verwerker een subverwerker wil  inschakelen, dan is daar de voorafgaande toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke voor nodig. Ook moet de verwerker er dan voor zorgen dat de subverwerker zich aan dezelfde afspraken houdt als de verwerker.

Naast deze onderwerpen moeten er andere afspraken worden gemaakt, zoals over de beveiliging van de gegevens, de duur van de verwerkingen en het verwijderen van de gegevens aan het einde van de opdracht. Ook moet de verwerker borgen dat iedereen die betrokken is bij de verwerking van de persoonsgegevens, bijvoorbeeld personeel, daar vertrouwelijk mee omgaat.

Zonder verwerkersovereenkomst risico op hoge boetes

Uiteraard kan het niet maken van heldere afspraken voor allerlei risico’s zorgen voor je bedrijfsvoering en de bescherming van persoonsgegevens van jouw klanten, donateurs en prospects. Daarnaast kan de toezichthouder een boete opleggen voor het niet afsluiten van een verwerkersovereenkomst van 2% van de totale wereldwijde omzet of 10 miljoen. Als blijkt dat sommige andere onderdelen van de bescherming van persoonsgegevens niet goed geborgd zijn kan de toezichthouder een nog hogere boete opleggen, namelijk 4% van de totale wereldwijde omzet of 20 miljoen.

Vraag dus hier de DDMA model verwerkersovereenkomst aan en ga vandaag nog aan de slag!