Reclamecode: Code Reclame via E-mail
Download (1,04 MB)Artikel 1 Definities
In deze code wordt verstaan onder:
„Reclame via e-mail” : het verzenden van e-mails die goederen, diensten of denkbeelden aanprijzen, alsmede het vragen van diensten. Hieronder wordt niet verstaan het verzenden van serviceberichten of het verzenden van een uitnodiging uitsluitend bedoeld voor deelname aan onderzoek voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Indien de e-mail in zijn geheel beschouwd aanprijzend van aard is, dient de e-mail als reclame via e-mail aangemerkt te worden.
Serviceberichten, gevraagde e-mail en uitnodigingen voor onderzoek vallen niet onder de Telecommunicatiewet en deze Code. Dit betekent dat de regels omtrent afmeldmogelijkheden, die gelden voor commerciële e-mails, niet van toepassing zijn op deze categorieën e-mails.
„Adverteerder” : degene (een natuurlijk persoon in de uitoefening van beroep of bedrijf of rechtspersoon) in wiens opdracht reclame via e-mail is verzonden of die het mogelijk maakt dat reclame via e-mail wordt verzonden via een platform waarvoor de adverteerder verantwoordelijk is. Een adverteerder die ongevraagde reclame via e-mail toezendt aan een eigen (klant)bestand is voor de werking van deze Code tevens een bestandseigenaar.
„Geadresseerde” : de persoon tot wie reclame via e-mail is gericht.
„Bestandseigenaar” : de partij die de zeggenschap heeft over een databank met e-mailadressen. Een bestandseigenaar die ongevraagde reclame via e-mail over zijn eigen producten en diensten toezendt aan een eigen (klant)bestand is voor de werking van deze Code tevens een adverteerder.
„Recht van bezwaar” : het in de Telecommunicatiewet opgenomen recht van de geadresseerde om zich rechtstreeks bij de adverteerder of bestandseigenaar te verzetten tegen het verdere gebruik van zijn contactgegevens voor reclame via e-mail door de adverteerder.
„Derdenverstrekking” : het bekend maken of ter beschikking stellen van e-mailadressen aan een derde met als doel het toezenden van reclame via e-mail aan deze emailadressen. Onder een derde wordt niet verstaan een verwerker die handelt in opdracht van de bestandseigenaar of adverteerder.
„Label” : merk, charitatieve instelling en/of bedrijfsnaam waaronder toestemming is verkregen voor het toesturen van ongevraagde reclame via e-mail.
Artikel 2 Voorwaarden reclame via e-mail
Lid 1 Reclame via e-mail door een adverteerder of bestandseigenaar is uitsluitend toegestaan als;
- de betreffende adverteerder of bestandseigenaar kan aantonen dat de geadresseerde daarvoor voorafgaand toestemming heeft verleend.
- de betreffende adverteerder of bestandseigenaar kan aantonen dat er een klantrelatie is met de geadresseerde doordat
- de geadresseerde klant/donateur is en geen gebruik heeft gemaakt van het recht van bezwaar jegens de adverteerder, en;
- de contactgegevens door de adverteerder zijn verkregen in het kader van de verkoop van een product of dienst of in het kader van een schenking aan een ideële of charitatieve organisatie, en;
- de adverteerder deze contactgegevens gebruikt voor reclame via e-mail met betrekking tot eigen gelijksoortige producten, diensten of schenkingen aan de ideële of charitatieve organisatie.
Lid 2 De door de geadresseerde voorafgaand gegeven toestemming dient te worden gegeven door middel van een duidelijke actieve handeling, waaruit blijkt dat de geadresseerde vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig met het ontvangen van reclame via e-mail instemt. Het is in ieder geval vereist dat;
- duidelijk is door welke adverteerder reclame via e-mail aan de geadresseerde verstuurd gaat worden;
- duidelijk is voor welk specifiek doel de toestemming is gegeven;
- de verkregen toestemming binnen een redelijke termijn, die past bij de dagelijkse bedrijfsvoering, wordt opgevolgd;
- de frequentie waarmee de geadresseerde reclame via e-mail ontvangt, aansluit bij diens redelijke verwachtingen bij de gegeven toestemming;
- de verkregen toestemming op makkelijke manier weer ingetrokken kan worden.
Lid 3 Indien de adverteerder een ideële of charitatieve organisatie is, kan de klantrelatie ook worden ingezet voor reclame via e-mail gericht op vrijwilligers of bijwoners van een manifestatie, naast de klantrelatie met donateurs waarmee een financiële relatie is ontstaan.
Lid 4 De adverteerder dient zich ervan te vergewissen dat de bestandseigenaar en andere (tussen)partijen die de adverteerder inschakelt, de bepalingen van deze Code en de toepasselijke wet- en regelgeving naleven, waaronder – maar niet beperkt tot – het feit dat de bestandseigenaar de noodzakelijke toestemming voor het verzenden van reclame via email heeft verkregen.
Lid 5 De inhoud van de reclame via e-mail dient te voldoen aan de algemene regels van de Nederlandse Reclame Code.
Artikel 3 Tell a friend
Lid 1 Indien reclame via e-mail via een platform waarvoor de adverteerder verantwoordelijk is wordt gestuurd op initiatief van een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf naar een persoonlijke relatie van die natuurlijke persoon (tell a friend), dient de adverteerder de naam van die natuurlijke persoon op te nemen in het “Van”-veld.
Lid 2 Indien reclame via e-mail wordt gestuurd conform artikel 3 lid 1 dient het “Reply To” veld het e-mailadres van de natuurlijke persoon op wiens initiatief de e-mail is verstuurd, te bevatten.
Toelichting
De Code stelt nadere eisen aan commerciële e-mail verzonden via het tell a friend systeem. Bij ’tell a friend’-systemen verzendt een website (op initiatief van en namens een gebruiker) een e-mail zonder voorafgaande toestemming van de geadresseerde om hem eenmalig een bericht namens de afzender te sturen. De Code stelt dat de naam van de vriend in het ‘van-veld’ moet worden opgenomen en dat de gedresseerde ook direct naar de vriend kan replyen. Op deze wijze kan de geadresseerde rechtstreeks bij de vriend (die immers de afzender is) aangeven of hij prijs stelt op deze berichten. Het oordeel over tell a friend systemen van de ACM blijft onverminderd van kracht.
Artikel 4 Identiteit en herkenbaarheid
Lid 1 Reclame via e-mail moet duidelijk als zodanig herkenbaar zijn door opmaak, presentatie, inhoud of anderszins.
Lid 2 De adverteerder draagt er zorg voor dat de bestandseigenaar zich in iedere e-mail zodanig identificeert dat de bestandseigenaar gemakkelijk en effectief bereikbaar is voor de geadresseerde van de e-mail door de contactgegevens van de bestandseigenaar, waaronder in ieder geval diens naam, adres en contactgegevens te vermelden of naar deze te verwijzen via een werkende link.
Lid 3 De bestandseigenaar dient zijn label op te nemen in het Van-veld. Tevens dient de bestandseigenaar een werkend antwoordadres op te nemen in het Reply To–veld, waarop response kan worden ontvangen.
Artikel 5 Technische aspecten e-mail
Lid 1 De bijlagen voor reclame via e-mail mogen gezamenlijk niet groter zijn dan 500kb.
Lid 2 Indien de bijlagen groter zijn dan bedoeld in artikel 5 lid 1 moeten deze via een URL worden opgenomen zodat de geadresseerde deze niet bij openen van de mail automatisch downloadt.
Lid 3 Indien in de reclame via e-mail een URL wordt opgenomen naar een rechtstreeks te downloaden bestand, dient in de e-mail de omvang en het type bestand te worden aangegeven.
Artikel 6 Verzamelen van e-mailadressen
Lid 1 De adverteerder draagt er zorg voor dat de bestandseigenaar bij het verzamelen van e-mailadressen degene wiens e-mailadres wordt verzameld duidelijk en op eenvoudig toegankelijke wijze informeert over de navolgende punten:
- dat het e-mailadres voor het toezenden van reclame zal worden gebruikt;
- de identiteit van de bestandseigenaar/bestandseigenaren; en
- de bestandseigenaar het e-mailadres verzamelt voor eigen gebruik, dan wel (mede) voor gebruik ten behoeve van derden of derdenverstrekking van het e-mailadres.
Lid 2 Aan de verplichting van artikel 6 lid 1 kan niet worden voldaan uitsluitend door middel van een bepaling in de algemene voorwaarden of een privacy statement.
Artikel 7 Recht van bezwaar
Lid 1 De adverteerder dient er zorg voor te dragen dat de geadresseerde zich in iedere uiting kosteloos en eenvoudig op elektronische wijze bij de bestandseigenaar af kan melden voor het gebruik van zijn e-mailadres voor reclame via e-mail. Dit recht van bezwaar dient op eenvoudige, duidelijke en bij voorkeur uniforme wijze mogelijk gemaakt te worden. De bestandseigenaar draagt er zorg voor dat het verzoek onverwijld, en in ieder geval binnen 7 dagen nadat het verzoek is ingediend, wordt ingewilligd. Indien de geadresseerde nog reclame via e-mail kan verwachten in de periode die nodig is om het recht van bezwaar te verwerken, dient dit expliciet te worden gecommuniceerd.
Mocht de bestandseigenaar om gegronde redenen niet in staat zijn om aan de hier vastgestelde of afwijkende termijn te voldoen, dient de bestandseigenaar de geadresseerde hierover in te lichten. De overschrijding van de verwerkingstermijn dient te allen tijde redelijk en uitlegbaar te zijn.
Toelichting
Waar wordt gewezen op een ‘eenvoudige, duidelijke en bij voorkeur uniforme wijze’ van afmelding, wordt in ieder geval niet verstaan:
- het verplicht laten inloggen van de ontvanger om zich voor e-mails af te melden.
- het moeilijk vindbaar maken van een afmeldlink in de reclame e-mail;
- het verplicht stellen van een opgave van reden van de afmelding;
- het doorlopen van onnodig veel stappen bij het afmelden;
Lid 2 De geadresseerde dient de mogelijkheid te hebben om de in artikel 7 lid 1 genoemde afmelding in ieder geval te doen voor het label, product of dienst ten behoeve waarvan het e-mailadres verzameld is. Een afmelding mag betrekking hebben op meerdere of alle labels, producten of diensten.
Artikel 8 Evaluatie en inwerkingtreding
Lid 1 Deze Code is opgesteld en ingebracht bij de Stichting Reclame Code door:
– DDMA
– Thuiswinkel.org
De inhoud van deze Code is opgesteld in samenwerking met VNO-NCW en MKB Nederland.
Lid 2 Deze Code wordt voor een periode van vijf (5) jaar vastgesteld en wordt in beginsel steeds verlengd voor een periode van een jaar. Aan het eind van iedere periode, dan wel indien daartoe eerder aanleiding is, zal deze geëvalueerd worden door de partijen die deze Code hebben ingebracht en de Stichting Reclame Code.
Lid 3 Deze Code is herzien op 28 maart 2025.
Ook interessant
Checklist Reclamecode E-mail
