Overzicht Actueel

Voorkom een OEPS-moment. Gebruik deze checklist!

Iedereen kent het ‘OEPS-moment’. Je maakt een stomme fout, maar op het moment dat je erachter komt is het te laat. OEPS! Zeker in het geval van e-mailmarketing is het al snel te laat. Je drukt op ‘verzenden’ en voor je er erg in hebt zijn de tienduizenden mails al afgeleverd. Maar dit kun je voorkomen. Hieronder leg ik uit hoe je dit aanpakt, doe er je voordeel mee.

Afhankelijk van het type persoon dat op de verzendknop heeft gedrukt kun je een aantal mogelijke reacties na een OEPS-moment verwachten. Dat kan varieren van huilend onder een bureau gaan zitten tot het maken van de toch wel laconieke opmerking “een foutje maken is menselijk” om vervolgens de draad van alledag weer op te pakken. Beter is het om deze situatie aan te grijpen om eens heel bewust na te denken over je e-mailprojecten en om de mogelijke risico’s in kaart te brengen. Op basis van die informatie kun je een werkproces inrichten, dat de volgende keer een zelfde soort fout voorkomt. En bij voorkeur ook een heel leger andere potentiële fouten.

Hoe pak je dit aan?

Op onze eigen afdeling Campaign Services maken we iedere dag heel veel e-mailings op voor net zoveel verschillende type klanten. Allemaal hebben zij zo hun eigen wensen, maar ze hanteren dezelfde eis: de e-mailing mag geen fouten bevatten. Als je dat niet systematisch aanpakt, dan is het zeer aannemelijk dat fouten worden gemaakt. Een belangrijk element tijdens onze dagelijkse werkzaamheden is daarom het bijhouden van een checklist per e-mailcontent. Onze checklist is heel simpel: een dubbelzijdig A4-tje (ja, wij werken nog met papier!) met daarop alle fases die bij de verzending van een e-mailing komen kijken. Per fase zijn alle aandachtspunten gedefinieerd. Voordat een mailing verzonden mag worden, moeten alle aandachtspunten afgevinkt zijn. De checklist is dus niet bedoeld om pas achteraf tevoorschijn te halen, je moet hem al vanaf het begin ter harte nemen. Voorkomen is beter dan genezen!

Checklist

Nu kan ik natuurlijk onze checklist ‘weggeven’, maar ik wil je adviseren om zelf jouw eigen checklist op te stellen. Het is namelijk veel nuttiger om zelf bewust bij het hele proces stil te staan en per fase de kritieke punten te benoemen. Alleen dan kom je tot een relevante checklist voor jouw praktijksituatie. Hieronder vind je de fases die wij onderscheiden, met steeds een paar mogelijke checks:

Opmaak

  • De onderwerpsregel is correct ingevoegd
  • De afmeldlink en viewurl zijn ingevoegd (ook in de tekstversie)
  • De totale grootte van de e-mail incl. afbeeldingen komt niet boven de 250 kilobytes uit

Testen

  • De e-mail is getest, wordt goed weergegeven en werkt correct in alle relevante web en local mail clients
  • Alle links werken correct (incl. target=”_blank”)
  • De aanhef werkt naar behoren

Oplevering

  • Notatie van de diverse opleveringen aan de (interne) klant en testgroepen.

Imports

  • Is de data in orde? Check op het aangeleverde bestandsformat en kolomlayout.
  • Noteer per geïmporteerd bestand waarop ontdubbeld is, hoeveel records aangeleverd zijn, skipped, toegevoegd, bijgewerkt en geïmporteerd.

Klantprofielen

  • Noteer hier de profielnamen en hoeveel mensen er onder de streep gemaild worden.

Eindcontrole

  • Projectmanager heeft de checklist gecontroleerd
  • De mailing is 5x in HTML- en tekst-formaat naar [e-mailadres] gestuurd en door minstens 2 collega’s goedgekeurd (Let op!: gebruik het werkelijke profiel, maar verstuur in testmodus)
  • In de testmailing is gecontroleerd of de clickthroughs goed worden geregistreerd

Planning

  • De juiste content en het juiste profiel zijn geselecteerd
  • De juiste afmeldcampagne is geselecteerd
  • Het tijdstip en de datum van de mailing kloppen en zijn gecontroleerd: (min. 15 minuten veiligheidsmarge) [hierachter de betreffende datum/tijd noteren]

Tip: Ben je op zoek naar een checklist die verder gaat dan alleen de technische kant van de e-mailing? Vorige maand heeft mijn collega Maurice een artikel geschreven over de Quick Reference Card. In die checklist wordt je e-mailing in breder perspectief geplaatst en worden bijvoorbeeld vragen gesteld over het doel, de doelgroep en impact/afhandeling.

Testen

Goed, je mailing is opgemaakt en je bent geen moment van je checklist afgeweken. Dat is nog geen garantie tot succes. Het lijkt een open deur, maar testen is enorm belangrijk en kun je het best systematisch aanpakken.

Zelf testen

Uiteraard test je de e-mailing altijd eerst zelf, van de links tot de content. En heel belangrijk: hoe komt de e-mailing over in de verschillende mailclients? E-mail-HTML is niet zo gemakkelijk als web-HTML: je hebt niet alleen rekening te houden met de manier waarop verschillende browsers je content verwerken, maar ook nog met een wildgroei aan verschillende (web)mailclients die allemaal op hun eigen manier met je code omgaan. Een vak apart! Webservices als Litmus en Email on Acid helpen je om compatibiliteit met de meestgebruike clients te testen: je stuurt je e-mail naar een speciaal e-mailadres en er wordt een overzicht voor je samengesteld van de weergave in verschillende mailclients.

Collega’s laten testen

Laat je collega’s gedurende het proces van de opmaak ook meekijken. Een frisse blik en van tijd tot tijd even sparren over de keuzes die je maakt voorkomen dat je jezelf blindstaart en foutjes niet meer opmerkt.

Eindcontrole

Is iedereen akkoord met de e-mailing? Dan is de verleiding vaak groot om hem meteen in te plannen. Niet doen! Voorkom OEPS en start in plaats daarvan de ‘eindcontrole’.Tijdens de eindcontrole wordt de mail nog eens helemaal binnenstebuiten gekeerd door collega’s die niet betrokken zijn geweest bij de totstandkoming ervan. Even een tip uit de praktijk: Zorg er wel voor dat zij zich beperken tot de functionaliteit van de e-mail. Zodra ze zich er inhoudelijk mee gaan bemoeien, is de kans groot dat je de verzending nog wel een tijdje uit kunt stellen…

Bij de eindcontrole maak je gebruik van het daadwerkelijke verzendprofiel, maar met één verschil: je verstuurt de e-mailing in testmodus naar het e-mailadres van je collega’s. Wij hanteren altijd een test van 5 klantrecords, waarbij zowel de HTML- als tekstversie van de e-mail wordt getest. Door eens niet met testrecords te werken krijg je namelijk de e-mails onder ogen die straks letterlijk verzonden zullen worden. Enkel op deze wijze kun je controleren of de aanhef echt goed werkt, variaties goed ingesteld zijn, etcetera. Vergeet ook niet om iedere link (nogmaals) aan te klikken, te checken of de plaatjes het doen en of de onderwerpsregel wel juist is.

Inplannen maar!

Eindcontrole akkoord? Tijd om in te plannen! En ook nu nog even pas op de plaats: verzend de mail niet direct, maar bouw een veiligheidsmarge in van minstens 15 minuten. Hoe zorgvuldig je tijdens de totstandkoming van je e-mail ook gewerkt hebt, er bestaat een kans dat je ineens nog iets zeer problematisch tebinnen schiet. Meestal is dat direct nadat je op ‘verzenden’ hebt geklikt. Dankzij de veiligheidsmarge heb je nog 15 minuten om het volgende OEPS-moment te voorkomen!

Samengevat

Wellicht kost het iets meer tijd dan dat je gewend bent, maar wil je OEPS-momenten voorkomen dan adviseer ik je in het kort het volgende:

  • Houd altijd jouw eigen checklist bij de hand;
  • Betrek collega’s tijdens de opmaak van je e-mailing;
  • Test zelf heel grondig;
  • Doe een eindcontrole van zowel de HTML- als tekstversie;
  • Plan altijd een veiligheidsmarge van 15 minuten in.

Ik ben benieuwd naar jullie reacties! Laat het mij weten door de discussie te volgen op LinkedIn binnen de groep “E-mailmarketing Nederland”.