Verslag Voorlichtingsbijeenkomst Code E-mail

Vanaf 1 januari 2012 zal de nieuwe Code E-mail onderdeel worden van de Reclamecode en daarmee van toepassing zijn op alle bedrijven (adverteerders, bestandseigenaren en bewerkers). DDMA begrijpt dat het voor marketeers in dergelijke situaties prettig is om concrete voorbeelden te horen over hoe organisaties de Code in de praktijk moeten toepassen en organiseerde op donderdag 6 oktober 2011 een voorlichtingsbijeenkomst bij LAB111 in Amsterdam.

Meer dan 90 (e-mail) marketeers waren aanwezig om zich te laten informeren over de herziende Code door juridisch specialist Alexander Singewald. Alexander startte zijn presentatie door de aanwezigen eerst meer inzicht te geven in de achtergrond van de Code. De herziende Code is een verzameling van drie verschillende Codes die nu samengevat is in één beknopte versie (max. 2 A4-tjes).

Goed om te weten dat er geen aparte code is voor B-to-C en B-to-B en het enkel van toepassing is bij het zenden van ongevraagde reclame via e-mail. Indien u uw klanten een e-mail moet sturen betreft een administratieve of servicegerichte handeling dan is de Code niet van toepassing. Maar ja,wanneer is een mail reclame en wanneer niet? Hierover waren de meningen in de zaal in ieder geval verdeeld.

De nieuwe code zal er met name voor zorgen dat de ontvangers beter kunnen identificeren van wie de reclame via e-mail afkomstig is en kunnen daardoor beter aangeven of hier sprake is van ongevraagde berichten. De nieuwe Code is weer een volgende stap voor een eerlijke en schone e-mail branche.

De Code in het kort:

- Een ieder moet een actieve handeling verrichten om aan te geven dat men akkoord geeft om per e-mail te worden benaderd. De actieve handeling moet inhouden dat zij zelf het vinkje aanzetten en niet uitzetten.

- Men moet direct zien waar het mailadres voor zal worden gebruikt. Bijvoorbeeld: “Ja, ik ontvang graag wekelijks de nieuwsbrief met hierin informatie over XXXX). Deze informatie mag dus niet worden weggestopt in de Algemene Voorwaarden of Privacy Statement. Een verwijzing naar de voorwaarden of statement is niet voldoende.

- De Code introduceert het begrip ‘label’: het merk of de bedrijfsnaam waaronder toestemming is verkregen voor het verzenden van ongevraagde reclame via e-mail. De Code verplicht een organisatie zijn label op te nemen in het ‘van-veld’ bij een commerciële e-mail. Daarnaast moet je ook altijd een werkend antwoordadres opnemen in het Reply To–veld, waarop response kan worden ontvangen. Een no-reply mailadres is niet meer toegestaan. Het moet voor de ontvanger dus direct duidelijk zijn van wie hij de mail ontvangt en moet direct zijn mail/reactie kunnen sturen naar de verzender.

- In het geval van een ‘hostmailing’, heeft de geadresseerde het recht te weten dat zijn adres niet bij de adverteerder, maar bij een bestandseigenaar vandaan komt. Hier moet de geadresseerde zich kunnen afmelden.

- Op het gebied van co-registratie stelt OPTA eisen aan een aparte registratie per label. Dit staat echter haaks op andere (Europese) Codes. DDMA is hier dan ook fel op tegen en is al enige tijd druk bezig om dit te laten wijzigen.

- Het codewoord van de Code E-mail is: transparantie. Dit geldt ook voor het afmeldproces. Iemand moet zich snel en gemakkelijk kunnen afmelden voor nieuwsberichten, maak dit ook zo gemakkelijk mogelijk om irritatie te voorkomen. Het moet een uitschrijfpagina zijn, geen quiz.

- De Code stelt nadere eisen aan commerciële e-mail verzonden via het tell-a-friend systeem. Zo stelt de Code dat de naam van de vriend in het ‘van-veld’ moet worden opgenomen en dat de gedresseerde ook direct naar de vriend kan replyen. Op deze wijze kan de geadresseerde rechtstreeks bij de vriend (die immers de afzender is) terecht als hij deze mail niet wilt ontvangen.

- Het valideren van e-mailadressen met bestanden is toegestaan, want de code legt de nadruk op toezenden.

Een initiatief vanuit de branche
De nieuwe code is een initiatief van DDMA en Thuiswinkel.Org en wordt daarnaast ondersteund door het IAB en VNO-NCW. De nieuwe Code E-mail zal ingaan per 1 januari 2012 en wordt onderdeel van de Reclame Code. De code zal voor iedereen in de e-mail branche gelden en niet alleen voor leden van de brancheorganisaties die het initiatief hebben genomen. De Reclame Code Commissie zal de code gaan handhaven, waardoor de slagkracht tegen verzenders die zich niet houden aan de code wordt vergroot, aangezien de Nederlandse Reclame Code algemeen verbindend is voor het hele Nederlandse bedrijfsleven. Uiteraard is de e-mailbranche ook gehouden aan de naleving van de Telecommunicatiewet zoals gehandhaafd door de OPTA.

Vragen en opmerkingen
Heeft u een vraag en/of opmerking over de Code E-mail? Neem dan contact op met het bureau van DDMA via jittyvandoodewaerd@ddma.nl

Bekijk hier de foto’s van de Voorlichtingsbijeenkomst Code E-mail